Hoe passende brieven naar uw verhuurder te schrijven

Het schrijven van een passende brief aan uw verhuurder is niet veel anders dan het schrijven van andere soorten zakelijke brieven. Uw brieven moeten op een beleefde en beleefde manier uw zorgen en uw gehoopte resoluties communiceren. Een goed geschreven brief kan een lange weg helpen bij het oplossen van eventuele problemen die u met uw verhuurder heeft en kan zelfs uw relatie verbeteren.

Communicatie is een belangrijk aspect van goede relaties tussen verhuurder en huurder.credit: FotoMaximum / iStock / Getty Images

Bereid jezelf voor op het schrijven

Het schrijven van een belangrijke brief aan iemand vereist voorbereiding vooraf. Dit geldt met name als u een vijandige relatie hebt met uw verhuurder of als u klagen over een ernstige, onopgeloste kwestie. Schrijf nooit als je boos bent. Wacht tot je rustig bent voordat je schrijft. Als u schrijft over een probleem dat in uw huurovereenkomst of de wetgeving van de eigenaar van de staat is geregeld, moet u beide onderzoeken voordat u gaat schrijven. Uw brief zal overtuigender zijn als u wettelijke statuten of leaseclausules kunt aanhalen om uw verzoeken te rechtvaardigen.

Identificeer jezelf

Zorg ervoor dat uw verhuurder weet van wie hij hoort door uw naam en adres in uw brief op te nemen. Als u zich in een gebouw of complex met een naam bevindt, kunt u dat ook gebruiken. Als u een snel antwoord van uw verhuurder wilt, voegt u uw telefoonnummer en e-mailadres toe en laat uw verhuurder weten wanneer de beste tijd is om u te bellen.

Geef duidelijk aan wat uw bedrijf is

Leg duidelijk het doel van de brief uit en welke actie, indien aanwezig, u wilt dat uw verhuurder te nemen. Als u een reparatie aanvraagt, vermeld dit dan in uw brief en laat uw verhuurder weten wanneer het tijd is om een ​​onderhoudsbezoek te plannen. Als u de verhuurder informeert dat u uw huurovereenkomst niet zal verlengen, moet u dit in de eerste paar zinnen uitleggen. Breng uw verhuurder dan op de hoogte van uw verhuisdatum en uw nieuwe adres, zodat hij weet waar u uw aanbetaling naartoe moet sturen.

Wees beleefd, zelfs als je klagt

Het is gemakkelijk om gefrustreerd te raken met een huisbaas die herhaalde verzoeken om reparaties negeert of weigert om te gaan met luidruchtige buren. Toch is het belangrijk om beleefd en redelijk te zijn. Uw verhuurder kan onbeschoftheid of sarcasme beschouwen als een rechtvaardiging voor het negeren van uw brief of zelfs het niet verlengen van uw huurovereenkomst. Neem een ​​"just the facts" -benadering bij het beantwoorden van uw zorgen en het aanvragen van besluiten.

Test uw brief en controleer het adres

Spelling- en interpunctiefouten beschadigen de geloofwaardigheid van uw brief. Bekijk je brief en lees hem hardop voor om ervoor te zorgen dat deze goed verloopt. Vraag een vriend of familielid om de brief te lezen. Ze kan fouten die u hebt gemist, opmerken en u feedback geven over de duidelijkheid en toon van uw brief.

Overweeg het gebruik van gecertificeerde e-mail

Gecertificeerde post biedt u een bewijs van verzending en een bewijs van levering of poging tot levering. Een bewijs van uw communicatie kan nuttig zijn als de situatie escaleert. Op sommige plaatsen moet u gecertificeerde e-mail gebruiken bij het verzenden van bepaalde soorten brieven naar uw verhuurder. In Maryland heeft een huurder bijvoorbeeld het recht om aanwezig te zijn bij de verhuisinspectie van zijn huisbaas als hij zijn huisbaas vijftien dagen voorafgaand aan zijn verhuizing zijn gecertificeerde post meldt.