1099 Regels voor terugbetaalde kosten voor een onderaannemer

Onafhankelijke aannemers, consultants en freelancers staan ​​voor veel professionele uitdagingen, waaronder het leren beheersen van gecompliceerde belastingregels. Terugbetaling van geldige zakelijke uitgaven is gewoonlijk niet belastbaar voor de contractant, ervan uitgaande dat hij voldoet aan de regels van adequate boekhouding en administratie.

Onafhankelijke contractanten fungeren vaak als hun eigen belastingadviseurs bij het navigeren door de regels voor bedrijfsaftrek en vergoedingen.

Contractanten versus werknemers

Onafhankelijke contractanten verschillen van werknemers voor belastingdoeleinden. Over het algemeen kijkt de IRS naar welke partij uiteindelijk zeggenschap heeft over het werkproduct en wie de beslissingsnemer is om te bepalen of iemand een werknemer of een aannemer is, hoewel de IRS eventueel relevante feiten en omstandigheden in overweging kan nemen. Aannemers ontvangen overeengekomen vergoedingen voor diensten die aan de klant worden geleverd zonder belastinginhoudingen. Bedrijven die een onafhankelijke contractant $ 600 of meer betalen voor diensten die gedurende het jaar worden geleverd, moeten de contractant uiterlijk op 31 januari van het volgende jaar een formulier 1099-MISC bezorgen. Klanten kunnen aannemers vergoeden voor redelijke zakelijke uitgaven, maar als ze dat doen voor een groot aantal uitgaven, geeft de IRS aan dat een aannemer feitelijk een werknemer was voor belastingdoeleinden in Revenue Ruling 55-144.

Adequate boekhouding

Om te worden vergoed voor kosten die zijn gemaakt voor rekening van een klant, verstrekt de aannemer een factuur met een adequate boekhouding van de kosten aan de klant. Over het algemeen omvat een adequate boekhouding een gedetailleerde lijst van uitgaven en ontvangsten op verzoek van de klant. Ervan uitgaande dat de klant geldige zakelijke kosten vergoeden, zal de aannemer de terugbetaling niet als inkomsten rapporteren, noch zal hij de uitgaven als zakelijke kosten aftrekken. De terugbetaling zal niet worden weergegeven op formulier 1099-MISC van de aannemer.

Ontoereikende boekhouding

Als de contractant nalaat om een ​​gedetailleerde lijst van zakelijke kosten aan de klant te verstrekken, wordt de terugbetaling, als deze wordt betaald, als inkomsten voor de contractant opgenomen op formulier 1099-MISC. Ervan uitgaande dat de aannemer voldoende administratie van de kosten bijgehouden heeft, kan hij de kosten aftrekken op schema C van formulier 1040.

Record houden

De belastingplichtige die aanspraak maakt op de aftrek - hetzij de contractant of de werkgever - moet zakelijke uitgaven onderbouwen. Bewaar ontvangsten of uitgavenregistraties, zoals geannuleerde cheques of creditcardafschriften. Beschrijf bovendien de details van elke uitgave, inclusief het zakelijke doel en de betrokken partijen - bijvoorbeeld de deelnemers aan een maaltijd. Noteer ook de datum van uitgaven; waar de kosten zijn gemaakt, inclusief de locatie en de stad als het reiskosten zijn; en een gespecificeerde lijst van elke uitgave.

onderaannemers

Af en toe huren onafhankelijke contractanten onderaannemers in om bepaalde opdrachten te voltooien die voor belastingdoeleinden als werknemers of aannemers kunnen worden geclassificeerd. In deze gevallen worden de oorspronkelijke contractanten werkgevers en moeten ze zich houden aan dezelfde regels met betrekking tot onkostenvergoeding, zij het vanuit een ander perspectief.