Inhoudsopgave:
Wanneer een werknemer op zakenreis gaat, heeft hij waarschijnlijk aftrekbare kosten. Om de boekhouding eenvoudig te houden, kan de Internal Revenue Service werkgevers toestaan om dagtarieven te betalen en af te trekken; de baas hoeft alleen de standaard dagelijkse tarieven voor eten, logies en andere uitgaven bij te houden, in plaats van werknemers te vragen de baten voor de werkelijke kosten in te voeren. Als de werkgever de werknemer niet vergoedt, kan de werknemer de werkelijke uitgaven of standaard dagtarieven aftrekken.
Vergoedingen en inkomen
Volgens de IRS ontvangt een werknemer die een dagvergoeding ontvangt voor dienstreizen van de werkgever vergoeding. Elke dagvergoeding bovenop de door de werknemer gerapporteerde uitgaven is inkomen en wordt gerapporteerd op het W-2-formulier van de werknemer. Als het loon van de werknemer zakelijke reiskosten omvat, zijn er geen terugbetalingen, geen aftrek door de werknemer en geen extra inkomsten gerapporteerd aan de IRS.
Hoge lage tarieven
Dagvergoedingen worden vastgesteld door de IRS. Een werknemer die onder deze vergoedingen valt, hoeft de individuele uitgaven niet bij te houden, hoewel hij de tijd, plaats en het doel van de reis moet documenteren. Werkgevers kunnen ook "hoge lage" tarieven gebruiken die hogere uitgaven in bepaalde gebieden, zoals Alaska of Hawaï, veroorzaken. Als de hoog-lage tarieven worden gebruikt voor de reis van één werknemer, moeten ze opnieuw worden gebruikt voor alle andere reizen door die werknemer tijdens het belastingjaar. Sommige hoog-lage tarieven zijn seizoensgebonden, wat betekent dat ze alleen van toepassing zijn op 'hoogseizoen'-tijden gedurende het jaar op bepaalde locaties: Sedona, Arizona, bijvoorbeeld in maart en april, of Miami tijdens het drukke toeristenseizoen van januari tot maart.
Personeelsaftrek
Voor werknemers stelt de IRS standaardtarieven vast voor bepaalde zakelijke reiskosten. Voor maaltijden is een standaard dagvergoeding afhankelijk van de reisbestemming. Een standaard kilometertarief is ook van toepassing op het zakelijke gebruik van een voertuig, waardoor werknemers geen gas, verzekering, parkeren, tol en alle andere incidentele zaken bij het gebruik van een auto of vrachtwagen bij kunnen houden. Medewerkers specificeren en claimen deze kosten, zowel standaard als actueel, op formulier 2106. Het totaal komt voor op schema A, dat alle gespecificeerde inhoudingen weergeeft voor individuele aangiften. Alleen het bedrag dat hoger is dan 2 procent van het gecorrigeerde bruto inkomen is aftrekbaar.
Fiscale jaartarieven
Voor het belastingjaar 2015, beginnend op 1 oktober 2014, bereikte het dagloon van de werkgever een prijs van $ 172 voor logies en maaltijden; het dagrendement voor duurdere gebieden bereikte $ 259. Deze vergoedingen zijn niet onderworpen aan bronbelasting of loonheffingen en worden ook niet gerapporteerd op de W-2. Dagvergoedingen voor logies zijn niet beschikbaar voor personen die als zelfstandige werken, maar ze kunnen een standaarduitkering gebruiken voor maaltijden en een andere voor incidentele kosten op dagen dat ze geen gebruik maken van de maaltijdtoelage. Zij rapporteren deze en eventuele werkelijke uitgaven als inhoudingen op Schedule C. Dezelfde regels zijn van toepassing op iedereen met een significant eigendom van het bedrijf, die de IRS definieert als 10 procent of meer.