Inhoudsopgave:
De Internal Revenue Service biedt verschillende verschillende terugbetalingsplannen voor kilometers. Werkgevers kunnen de eigenlijke voertuigkosten vergoeden, de IRS-standaard kilometerstand gebruiken of helemaal geen kosten vergoeden. Om een geldige uitgave te zijn, moet het bedrijf het bewijs van de kosten behouden en verifiëren dat de mijlen zijn gereden voor een zakelijk doel.
Mileage Vergoeding Basisprincipes
De IRS biedt bedrijven de mogelijkheid om werknemers en andere bedrijfsvertegenwoordigers te vergoeden voor zakenreizen. Als het bedrijf de IRS-richtlijnen volgt, is de terugbetaling een kostenpost voor het bedrijf en een niet-belastbare betaling voor de werknemer. Om een geldige uitgave te zijn, moet het bedrijf een register bijhouden van de kosten en verifiëren dat het voor het werk is gebruikt. Om een niet-belaste betaling aan de werknemer te zijn, moet de werknemer de uitgaven tijdig melden en alle overtollige vergoedingen die zij ontvangt teruggeven.
IRS standaard kilometerstand
De eenvoudigste kilometervergoedingsmethode voor een bedrijf is de IRS-standaard kilometerstand. Volgens dit plan moeten de werknemer en de werkgever alleen de gereden kilometers voor het bedrijf bijhouden in plaats van de werkelijke uitgaven te documenteren. Dit tarief wordt periodiek geactualiseerd door de IRS om de gemiddelde kosten voor gas, onderhoud, reparaties, verzekeringen, licenties, registratie en afschrijvingen weer te geven die per gereden mijl worden gemaakt.
Werkelijke uitgaven
In plaats van te vergoeden volgens het standaard aantal kilometers, kan een bedrijf ervoor kiezen de werkelijk gemaakte voertuigkosten te vergoeden. Dit is meer detailintensief in vergelijking met de IRS-standaard kilometerstand, maar kan resulteren in een hogere vergoeding als de werknemer een luxe auto bestuurt of een dure verzekering afsluit. Volgens deze methode berekent de medewerker de totale hoeveelheid gas, auto-onderhoud, autoreparaties, afschrijving, licentiekosten, registratievergoedingen en autoverzekeringskosten voor het jaar. Vervolgens prijst hij de kosten op basis van het aantal mijlen gereden voor het bedrijfsleven. Stel dat een werknemer in het jaar daarvoor zijn auto in totaal 10.000 mijl heeft afgelegd en 5.000 van die mijlen voor zaken. Als hij gedurende het jaar in totaal $ 10.000 aan voertuiguitgaven heeft gemaakt, kan zijn werkgever hem 5.000 dollar terugbetalen zolang hij de uitgaven kan documenteren.
Andere methodes
De IRS stelt bedrijven in staat kosten van kilometers te vergoeden op elke manier die zij kiezen, zolang ze documentatie bewaren. Sommige werkgevers kunnen ervoor kiezen om alleen de feitelijke hoeveelheid gas te vergoeden die is gekocht tijdens zakenreizen. Anderen kiezen er misschien niet voor om de kilometerkosten helemaal te vergoeden. Als een werkgever slechts een deel van de kilometerkosten of helemaal geen kilometerkosten vergoedt, kan de werknemer het niet-terugbetaalde gedeelte afboeken als een gespecificeerde aftrek op formulier 2106, bedrijfskosten voor werknemers.