Wat dekt kilometervergoeding?

Werkgevers die werknemers vragen hun eigen auto te gebruiken voor de klus, betalen een kilometervergoeding. De reden is simpel. Werkgevers kunnen kwaliteitsmedewerkers beter werven en behouden door hen te compenseren voor de kosten van werkgerelateerd autorijden. Kilometervergoeding dekt de kosten in verband met het gebruik van motorvoertuigen zoals auto's, bestelwagens en SUV's.

Mileage vergoeding dekt alleen de kosten gedaan voor de job.credit: Brian Jackson / iStock / Getty Images

IRS standaardtarieven

Elk jaar stelt de Internal Revenue Service een standaardtarief vast voor zakelijk gebruik van voertuigen. In 2015 bedroeg het tarief bijvoorbeeld 57,5 ​​cent per mijl. Het terugbetalingspercentage wordt gebruikt om de belastingafschrijving weer te geven wanneer werkgerelateerde reizen niet worden vergoed. Het standaard zakelijke tarief dekt de kosten voor het gebruik van een gemiddeld voertuig, inclusief benzine, onderhoud en reparaties, verzekering en afschrijving.

Afschrijvingen voor niet-zakelijke kilometers

Sommige vergoedingen zijn voor niet-zakelijk rijden, maar komen toch in aanmerking voor een belastingvoordeel. Reizen om bewegende of medische redenen kan met ingang van 2015 worden afgetrokken of vergoed vanaf 23 cent per mijl. Het tarief voor autorijden bij het uitvoeren van liefdadigheidsactiviteiten is bij wet vastgesteld op 14 cent per mijl.

Toegestane kilometerstand

HR Hero zegt dat aan drie criteria moet zijn voldaan om kilometervergoedingen te kwalificeren als bedrijfskosten. Ten eerste kan de vergoeding alleen worden betaald voor reizen die rechtstreeks verband houden met werk. Pendelen tussen uw huis en de normale werkplek is geen gekwalificeerde reis. Ten tweede moeten werknemers werkgerelateerd rijden documenteren. Ten slotte moet een werknemer het teveel betaalde restitutiebedrag terugstorten. Werkgevers hebben geen gekwalificeerde kilometervergoedingen als inkomen, dus het is volledig belastingvrij voor de werknemer. Een werkgever kan het bedrag afschrijven als bedrijfskosten.

Registreren voor terugbetaling

Medewerkers houden meestal een kilometerteller bij om hun werkgerelateerde rijgedrag te documenteren. Het begint met de eerste dag van het jaar dat de auto wordt gebruikt voor zaken en eindigt met de kilometerstand op de laatste dag. Elk item moet de datum, de zakelijke reden voor de kilometerstand en waar u naartoe gaat vermelden. De begin- en eindstand van de kilometerstand moeten worden geregistreerd. Werkgevers gebruiken deze informatie om kilometervergoedingen te berekenen door miles te vermenigvuldigen op basis van het IRS-standaardtarief.

Werkelijke kostenoptie

Werkgevers gebruiken over het algemeen geen werkelijke voertuiguitgaven vanwege de archiveringsvereisten. Medewerkers kunnen echter de werkelijke kosten gebruiken als ze het terugbetalingsbedrag overschrijden. Om de werkelijke kosten te gebruiken, moet een medewerker een kilometerregistratie bijhouden en een overzicht bijhouden van verzekeringsbetalingen, benzine-aankopen, reparaties en alle andere voertuiguitgaven. Zodra die werknemer de werkelijke kosten gebruikt, kan hij het standaardtarief niet opnieuw gebruiken als er een versnelde afschrijving wordt geclaimd. Alleen uitgaven in verhouding tot het zakelijk gebruik van het voertuig kunnen worden vergoed. Als bijvoorbeeld 25 procent van de kilometers die in een jaar worden gereden, werkgerelateerd zijn, kan 25 procent van de werkelijke voertuigkosten worden afgeschreven.