Inhoudsopgave:
Misschien wil uw organisatie een teambuildingprogramma of een jaarlijks liefdadigheidsprogramma ontwikkelen. Wat de gebeurtenis ook is, dergelijke activiteiten kosten geld. Een eerste overweging bij het al dan niet overstappen van een ruw voorstel naar een realiteit is kosten. Om de kosten te bepalen, stellen bedrijven een programmabudget op.
Identificatie
Het formaat van een budget is afhankelijk van het bedrijf, maar standaardbudgetten bevatten een schriftelijk rapport waarin de kosten worden beschreven en verantwoord. Een budget bevat ook een spreadsheet waarin de kwantitatieve aspecten van het budget worden belicht, voornamelijk de kosten. Dergelijke uitgaven omvatten vaste en variabele kosten. Robert Carbaugh legt in het boek "Hedendaagse economie" uit hoe vaste kosten betrekking hebben op vooraf gemaakte kosten ongeacht de geproduceerde hoeveelheid of volume. Voorbeelden hiervan zijn administratief salaris, huur of locatiehonoraria en machines. Variabele kosten, aan de andere kant, aanpassen op basis van output of gebruik; materialen en ingangen zijn soorten variabele kosten. Het berekenen van de totale waarde van deze uitgaven levert de totale programmakosten op.
Kenmerken
Kenmerken van een programmabudget omvatten een schriftelijk overzicht van de manier waarop de kosten worden toegewezen, mogelijke redenen voor schommelingen in de verwachte kosten en hoe de uitgaven te dekken. Het rapportoverzicht rechtvaardigt elk van de vermelde aankopen en biedt soms oplossingen om de kosten van het project te verminderen. In sommige gevallen is een functie van een programmabudget een opsomming van manieren om de uitgaven te dekken, waaronder fondsenwerving of het omgooien van middelen van het ene deel van de organisatie naar het project.
John Mutz, auteur van 'Fondsenwerving voor Dummies', legt uit hoe programmabudgetten moeten weergeven hoe het bedrijf de kosten heeft gepland. Het verwachte kostengedeelte van het budget dat in de spreadsheet wordt beschreven, schetst de items die nodig zijn voor de implementatie van het programma. De spreadsheet geeft ook de totale kosten weer, die gewoonlijk in het rapport naar elkaar worden doorverwezen.
Betekenis
Een programmabudget helpt bedrijven de kosten te begrijpen en te actualiseren. In sommige gevallen kan het berekenen van de kosten verduidelijken dat het bedrijf het gegeven programma niet kan betalen; als dit gebeurt, bespaart het bedrijf waardevolle bronnen door geen programma te ontwikkelen dat het zich niet kan veroorloven. Of het budget illustreert hoe het bedrijf zijn oorspronkelijke plannen kan aanpassen aan iets dat kosteneffectiever is. Sommige bedrijven gebruiken een programmabudget als een voorstel: in deze gevallen kan het bedrijf dat biedingen van verschillende bedrijven accepteert, de meest effectieve en betaalbare keuze van de leveranciers bekijken. Een budget zorgt ook voor een gevoel van verantwoordelijkheid voor degenen die belast zijn met het doen van aankopen voor het project. Het management kan de informatie uit het budget gebruiken om richtlijnen en verwachtingen ten aanzien van de kosten te creëren.
Waarschuwing
Voorafgaand aan de opsomming van kosten, zouden budgethanalisten informatie uit verschillende bronnen over prijzen moeten verzamelen. Het bedrijf zou moeten bepalen welk artikel voor het programma moet worden gekocht, na veel prijzen te hebben geraadpleegd. Op dit moment moet het bedrijf zich ertoe verbinden om het product te kopen of de service te gebruiken. Het gebruik van loutere schattingen maakt budgetten onbetrouwbaar en onbewezen.