Inhoudsopgave:
Het doel van een vergaderagenda is ervoor te zorgen dat aanwezigen een idee hebben waar de discussie naartoe gaat. Het biedt ook een tijdschema, zodat alle betrokkenen weten wanneer de vergadering wordt afgerond. Maak een snel agenda-sjabloonsjabloon in de juiste indeling, zodat u het alleen voor elke sessie hoeft bij te werken.
Lijstformaat
Wanneer u een vergaderagenda schrijft, moet u deze opmaken in een numerieke en alfabetische lijst in volgorde van gebeurtenissen. Het standaardformaat heeft het woord 'Agenda' bovenaan de pagina. Schrijf onder "agenda" de bedrijfsnaam, datum en tijd van de vergadering. Elk hoofditem op de agenda wordt gevolgd door een cijfer of een romeins cijfer als volgt: "I. Inleiding, II Correspondentie." Voeg onder elke hoofdcategorie meer gedetailleerde beschrijvingen toe, voorafgegaan door een letter in alfabetische volgorde. Hier is een voorbeeld: "a. Algemene introductie, b. Introductie van nieuwe leden." Ga door met deze reeks voor alle agenda-items en beschrijvingen.
schets
Het basisschema voor een agenda voor vergaderingen is, ten eerste, de introductie, gevolgd door de notulen van de vorige vergadering (overweging en goedkeuring), rapporten, nieuwe contracten, discussieitems (in volgorde van belangrijkheid) en de afsluiting. Dit is een basisrichtlijn voor een agenda - u kunt natuurlijk uw eigen items toevoegen in de volgorde die u verkiest.
Tijdschatting
U moet ook tijdramingen opnemen voor elk item op uw agenda. Gebruik tijdblokken in minuten of uren, met realistische schattingen. De parlementariër van de vergadering (meestal een secretaresse of manager) kan dan deze richtlijnen gebruiken om de vergadering op schema te houden. U kunt bijvoorbeeld "3 minuten" toevoegen naast het introductielijnitem en "15 minuten" onder elk item dat u wilt bespreken.
verantwoordelijkheden
Vermeld naast de schattingen voor de vergadertijd ook de naam van de persoon die verantwoordelijk is voor het leiden van elke discussie. Als jij of de manager de enige persoon is die van plan is om de vergadering te leiden, is dit niet nodig. Maar als u verschillende teamleden hebt toegewezen aan elke taak op de agenda, neemt u de namen op. Als een secretaris bijvoorbeeld de minuten geeft, moet u haar naam naast dat item in de lijst opnemen.