Inhoudsopgave:
In de loop van de relatie van een werknemer met een werkgever kan een herindeling van de belastingstatus vereist zijn. Vaak zal een bedrijf werknemers inhuren op contractbasis. Als de relatie regelmatig en aanhoudend wordt, moet de onderneming mogelijk de werknemer van een onafhankelijke aannemer naar een werknemer in loondienst omzetten. Het niet correct classificeren van een werknemer als werknemer en het betalen van de vereiste loonheffingen kan het bedrijf sancties opleggen. Wanneer een conversie plaatsvindt, hebben zowel de werkgever als de werknemer bepaalde verantwoordelijkheden.
Stap
Bekijk de richtlijnen van de Internal Revenue Service over wanneer een werknemer moet worden behandeld als een werknemer in plaats van een onafhankelijke contractant (zie bron 1). Identificeer alle aannemers die voor u hebben gewerkt die aan het einde van het belastingjaar 1099 zullen ontvangen en moeten worden geconverteerd naar een W-2 volgens dezelfde richtlijnen.
Stap
Breng de aannemer schriftelijk op de hoogte van de onmiddellijke noodzaak om hem om te zetten in een medewerker en welke identificatie-informatie u nodig hebt om deze wijziging door te voeren. Documenteer de datum en tijd waarop deze records zijn geproduceerd in het werknemersbestand. Gebruik een gecertificeerde e-mail met voldoende frankering als u de kennisgeving verzendt via e-mail aan de oppervlakte. Bewaar het ontvangstbewijs dat door de U.S. Postal Service is gestempeld in uw administratie als uw wettelijke "bewijs van verzending".
Stap
Stel een nieuw werknemersbestand in uw werknemersdatabase en registratiesysteem in. Classificeer de aannemer die wordt omgezet als salaris, vrijgesteld van salaris of niet-vrijgesteld per uur, op basis van het werk en het verantwoordelijkheidsniveau dat de werknemer zal hebben. Gebruik uw computer en internettoegang om de richtlijnen van het Amerikaanse ministerie van arbeid te bekijken op basis van de Fair Labor Standards Act (zie bron 2).
Stap
Stel een betalingsschema op dat in overeenstemming is met het type reguliere personeelsindeling dat de aannemer zal worden. Stel triggers in voor betaling van overuren na 40 uur werken per week als de nieuwe werknemer een werknemer per uur is.
Stap
De nieuwe werknemer verplichten een W-4-formulier in te vullen met individuele informatie en belastingvrijstellingen die moeten worden berekend bij het bepalen van de bronbelasting. Voer indien nodig de nieuwe werknemer in uw werknemersdatabase en tijdwaarnemingssysteem in.
Stap
Genereer vóór 31 januari een ingevuld W-2-formulier voor de nieuwe werknemer voor het voorgaande belastingjaar, waarin de lonen, ingehouden belastingen en andere vereiste informatie op het formulier worden vermeld. Stuur vier exemplaren naar de medewerker voor verschillende belastingaangiftevereisten. Bewaar één exemplaar voor uw eigen bedrijfsdocumenten en stuur één exemplaar naar de Belastingdienst en, indien van toepassing, fiscale autoriteiten van de deelstaat of van de gemeente.