Is mijlenvergoeding belastbaar?

De meeste werkgevers vergoeden kilometerkosten onder een verantwoordingsplan, zodat werknemers niet worden belast op kilometervergoedingen. Als uw werkgever echter geen verantwoordelijk plan heeft, worden eventuele vergoedingen beschouwd als belastbare lonen. Als dit het geval is, kunnen werknemers de kosten aftrekken met behulp van formulier 2106. Onafhankelijke aannemers die mijlenvergoedingen ontvangen, moeten de kosten duidelijk definiëren aan klanten, zodat deze niet worden opgenomen in belastbare compensatie.

Een zakenvrouw rijdt op het werk. Krediet: Plush Studios / Bill Reitzel / Blend Images / Getty Images

Verantwoordelijke plannen

Uw kilometervergoeding is niet belastbaar zolang deze werd verstrekt door een werkgever met een verantwoordelijk plan. Een verantwoordingsplan is een plan waarbij de werkgever controleert of alle onkosten zijn gemaakt voor het bedrijf en de documentatie over de kosten bijhoudt. Als uw werkgever een verantwoordelijk plan heeft, worden alle kostenvergoedingen uitgesloten van uw betaling en worden deze niet vermeld op uw W-2-formulier. Als uw werkgever geen verantwoordelijk plan heeft, wordt de kilometervergoeding samen met de andere lonen weergegeven in box 1 van formulier W-2.

Niet-betaalde arbeidskosten

Als uw werkgever geen verantwoordelijk plan heeft, hebt u de mogelijkheid om de kosten af ​​te schrijven. Omdat geld met betrekking tot het aantal kilometers als loon is gerapporteerd, betekent dit dat u niet technisch bent vergoed voor kilometerkosten. Werknemers die niet worden vergoed voor uitgaven, kunnen ze vermelden als een gespecificeerde aftrek op formulier 2106. Uw aftrek is het verschil tussen de kilometerlast die u hebt gemaakt en wat u hebt vergoed. Diverse uitgaven zoals bedrijfskosten voor werknemers zijn pas aftrekbaar nadat ze meer bedragen dan 2 procent van uw aangepast bruto-inkomen.

Kilometerstandskosten berekenen

Als u wel kilometers moet rapporteren als niet-terugbetaalde personeelskosten, hebt u twee opties voor het berekenen ervan. De eerste optie is om de werkelijke kosten te berekenen. Dat betekent dat u de hoeveelheid gas, verzekeringen, registratierechten, auto-onderhoud en afschrijvingen die u voor zakelijke doeleinden hebt gemaakt, moet berekenen. Dit kan een gedetailleerd proces zijn, zodat de IRS de belastingbetaler toestaat om een ​​standaard kilometerrendement te nemen in plaats van de werkelijke kosten af ​​te trekken. Voor 2014 staat de IRS belastingbetalers een aftrek van 56 cent per mijl voor zakelijk gebruik toe.

Vergoedingen aan onafhankelijke aannemers

Onafhankelijke aannemers kunnen mijlenvergoedingen ontvangen van klanten wanneer zij op reis gaan voor een opdracht. Als uw klant deze betaling als een onkostenvergoeding registreert, wordt deze niet als compensatie op uw jaarlijkse formulier 1099-MISC weergegeven. Als u deze toeslag echter niet duidelijk als een kostenpost opgeeft, kan uw klant deze mogelijk per ongeluk als onderdeel van uw compensatie boeken en betaalt u er belasting over. Om deze situatie te voorkomen, houdt u een register bij van wat u aan klanten heeft gefactureerd en neemt u contact op met uw klant als er verschillen zijn op uw 1099.