Inhoudsopgave:
U kunt van tijd tot tijd vooruitbetalen voor diensten, mogelijk om een betere deal te krijgen voor het werk, of misschien omdat het een van de voorwaarden is van een aanbieding om services van tevoren in te plannen. Soms kom je dingen tegen en worden de diensten niet voltooid zoals je gepland had. In dit geval moet u mogelijk een brief schrijven aan de serviceprovider of aannemer met het verzoek om uw geld terug. Het schrijven van een brief in dit soort ongemakkelijke situaties vereist tact en talent.
Stap
Schrijf uw brief op papier. Hoewel e-mail een populaire en snelle manier is om met mensen en bedrijven te communiceren, voldoet het mogelijk niet aan de wettelijke vereisten die een brief stelt. Papier, gemailde brieven hebben ook de neiging om effectiever te communiceren over wat er mis is gegaan en wat je zoekt om de situatie te verhelpen.
Stap
Stel uw brief samen in blokbedrijfsformaat, waarbij de hele letter links uitgelijnd is, of elke geschreven regel staat zelfs aan de linkerkant van de pagina. Begin bovenaan met de datum en ga naar beneden om je naam en adres te schrijven. Ga een paar regels naar beneden en schrijf het adres op van de persoon naar wie je de brief stuurt. Ga nog een paar regels naar beneden en schrijf je begroeting op. Groet de persoon op naam en blijf uit de buurt van 'Geachte heer' of 'Aan degene die het kan schelen'.
Stap
Schrijf duidelijk, met professionele, duidelijke taal. Gebruik eenvoudige voorwaarden die gemakkelijk te begrijpen zijn en doe een direct verzoek om terugbetaling, met vermelding van de reden waarom u dit vraagt. Vermeld relevante informatie, zoals de datum waarop het werk moest worden gestart en voltooid. Neem ook alle inspanningen op die u hebt genomen om contact op te nemen met de persoon om het werk te regelen. Maak de brief vriendelijk en professioneel, en onthoud u van harde taal of zakelijk jargon.
Stap
Zeg precies wat u zoekt in de brief. Dit is een oproep tot actie; als je een terugbetaling van $ 200 wilt, zeg dat dan. Voeg een datum toe waarop u contact met het bedrijf zult opnemen als u niets van hen hebt gehoord. Geef zelf veel contactgegevens en zeg wat uw voorkeursmethode is. Test uw brief zorgvuldig, voer een spellingscontrole uit op de brief als u een computer gebruikt. Geef een datum op waarvan u verwacht dat u deze weer hoort en maak duidelijk dat u zult bellen als u dat niet doet.