Inhoudsopgave:
Vooruitbetaalde kosten zijn het resultaat van vooruitbetaalde contante betalingen voor uitgaven die een bedrijf in de toekomst over meerdere boekjaren zal maken. Bedrijven passen de vooruitbetaalde kosten periodiek aan om het deel van de vooruitbetaalde kosten in de loop van de tijd weer te geven. Als vooruitbetaalde kosten niet worden aangepast, worden deze overschat en worden de werkelijk gemaakte kosten te laag ingeschat. Een onjuiste voorstelling van vooruitbetaalde kosten en gemaakte kosten zal een impact hebben op zowel de balans als de resultatenrekening.
Vooruitbetaalde uitgaven
Vooruitbetaalde kosten worden gemaakte kosten, hetzij met het verstrijken van de tijd, hetzij door consumptie. Voorbeelden van vooruitbetaalde kosten zijn jaarlijkse verzekeringsbetalingen en vooraf betaalde huurprijzen die vervallen met de tijd, of kantoorbenodigdheden die voor meerdere boekperioden aanhouden en vervallen door gebruik. Wanneer bedrijven vooruitbetaalde kosten kopen, debiteren ze vooruitbetaalde kosten en tegoed contanten. Het oorspronkelijke bedrag aan vooruitbetaalde kosten neemt af naarmate delen van de vooruitbetaalde kosten in rekening worden gebracht voor werkelijke uitgaven wanneer ze in de toekomst worden gemaakt.
Balansactiva
Een vooruitbetaalde uitgave is geen onkostenpost zoals de term impliceert, maar eerder een actief dat op de balans wordt vermeld. Het debiteren van vooruitbetaalde kosten om vooruitbetalingen vast te leggen voor toekomstige uitgaven verhoogt het rekeningsaldo van de vooruitbetaalde kosten als een actief. In de loop van de tijd, wanneer bedrijven hun toevlucht nemen tot het actief van vooruitbetaalde kosten om toekomstige uitgaven te dekken, zou het saldo op de rekening van vooruitbetaalde kosten dienovereenkomstig moeten dalen. Echter, zonder aanpassingen door te voeren, blijft het rekeningsaldo ongewijzigd, waardoor de waarde van vooruitbetaalde kosten als een voordeel wordt overschat.
Inkomstenoverzichtsverklaring
Kosten die in toekomstige boekjaren worden gemaakt uit vooruitbetaalde kosten worden als lasten in de winst- en verliesrekening verantwoord. Aangezien bedrijven vooruit betalen voor de kosten die ze in de toekomst zullen maken, zullen er tijdens een van de toekomstige boekhoudperioden geen transacties gekoppeld zijn aan het ontstaan van uitgaven. Zonder een begeleide zakelijke transactie kunnen bedrijven soms vergeten om een uitgave vast te leggen en te rapporteren nadat ze deze hebben gemaakt. Het weglaten van dergelijke onkostenaanpassingen onderschat het bedrag van de kosten in de winst- en verliesrekening.
Aanmeldingen aanpassen
Bedrijven gebruiken aanpassingen aan het einde van een boekhoudperiode om vooruitbetaalde kosten aan te passen en de gemaakte kosten te registreren. De aanpassingsboekingen zijn een creditering van de rekening van vooruitbetaalde kosten op de balans en een debitering van de kostenrekening op de winst- en verliesrekening. De kredietaanpassing verlaagt het rekeningsaldo van de vooruitbetaalde kosten en de afschrijving verhoogt de gemaakte kosten. Met de aanpassingen, vooruitbetaalde kosten als een actief op de balans en de kosten die zijn gemaakt en worden gerapporteerd in de winst-en-verliesrekening, worden ze correct vermeld op hun juiste saldo.