Inhoudsopgave:
Als u in een conflict met een bedrijf of serviceprovider zit en niet het gevoel hebt dat u die rekening zou moeten betalen, is het van cruciaal belang om de andere partij te laten weten waarom. Door een brief te schrijven, wordt alles in de geschiedenis vastgelegd en wordt de verwarring vermeden die een telefoongesprek kan veroorzaken als het probleem later voor de rechtbank komt. Wees duidelijk, professioneel en beknopt in uw weigering om te betalen, waarin wordt uitgelegd wat het probleem is en waarom u deze actie onderneemt.
Stap
Formatteer uw document als een zakelijke brief, gericht aan de bedrijfseigenaar, uw accountmanager of de specifieke afdeling waarmee u in conflict bent. Zorg ervoor dat de ontvanger de macht heeft om iets aan de situatie te doen - het is tijdverspilling om dit naar iemand te sturen zonder de bevoegdheid om de factuur te annuleren, zelfs als ze dat wilde.
Stap
Beschrijf de transactie in kwestie. Wees specifiek over de tijd en datum, het personeel waarmee u heeft gewerkt en de aard van de overeenkomst. U zou bijvoorbeeld kunnen opmerken dat "In de namiddag van 21 mei heb ik uw hotel ingecheckt op de locatie 300 Main Street. Toby, de agent die mijn reservering nam, verzekerde mij dat terwijl de bouw plaatsvond in de faciliteit, mijn kamer was geschikt voor bewoning."
Stap
Geef het specifieke probleem aan dat achter uw weigering ligt om te betalen voor het overeengekomen product of de overeengekomen service. Geef aan hoe het door u ontvangen resultaat niet overeenkwam met de overeengekomen verwachtingen. Als het door u bestelde product verkeerd is weergegeven door de verkoper en niet beschikt over de functionaliteit die u bijvoorbeeld nodig hebt, neemt u deze informatie op. Als een hotel zichzelf adverteerde als een vijfsterrenfaciliteit om alleen een lekkend dak in plaats van een waterglijbaan te laten zien, stel dat dan in de brief.
Stap
Let op alle inspanningen die u al hebt geleverd om de situatie op te lossen. Nogmaals, specifieke details zijn nuttig. Zeggen "Ik belde een dozijn keer" kan een overdrijving lijken, maar het citeren van de data en tijden van de oproepen maakt een meer overtuigend record.
Stap
Voeg uw geschiedenis toe aan het bedrijf in kwestie. Besteed geen drie pagina's aan elke transactie, maar een zin of twee die je historische relatie behandelt, kan nuttig zijn. Als u al jaren klant bent, is dat extra geloofwaardig voor uw verzoek.
Stap
Sluit door te herhalen dat u het betreffende bedrag niet zult betalen en een bevestiging wilt aanvragen dat de artikelen uit uw account zijn verwijderd. Vraag om schriftelijke bevestiging hiervan.