Inhoudsopgave:
- Financiële documenten
- Indentificatiedocumenten
- Contractuele documenten
- Educatieve records
- Persoonlijke gegevens
Vraagt u zich af hoe lang documenten moeten worden bewaard? Bepaal eerst wat het document is. Als een document bijvoorbeeld monetaire informatie bevat, zoals loonstroken of leningstaten, worden deze onder financiële documenten ingedeeld. De meeste financiële documenten worden tegen het jaar bewaard en gedurende een aantal jaren bewaard voor latere financiële controle, indien nodig. Andere categorieën omvatten identificatie, contractuele, educatieve en persoonlijke.
Financiële documenten
Houd inkomsten en uitgaven, facturen en andere financiële documenten, zoals maandelijkse bankafschriften, maximaal een jaar. Wanneer u financiële gegevens voor belastingdoeleinden archiveert, moet u echter zakelijke en persoonlijke financiële documenten, zoals ontvangstbewijzen, tot 10 jaar bewaren voor het geval u een accountantscontrole krijgt.
Indentificatiedocumenten
Een identificatiedocument is een bewijs van de leeftijd van een persoon en de geboortedatum, zoals een geboorteakte of een rijbewijs. Deze documenten moeten voor het leven worden bewaard, relatief bij de hand, op verzoek van de juridische autoriteiten. Een door de overheid uitgegeven niet-rijbewijs is ook een vorm van gedocumenteerde identificatie die bij het verstrijken van de geldigheidstermijn moet worden vernieuwd, zoals een rijbewijs.
Contractuele documenten
Contractuele documenten zijn schriftelijke overeenkomsten tussen een persoon en een derde partij voor de uitwisseling of verkoop van goederen of diensten. Deze goederen of diensten kunnen een huis of een auto zijn, die leaseovereenkomsten of eigendomsbewijzen of garanties op gekochte goederen zou omvatten. In elk geval heeft een contractueel document een vastgestelde vervaldatum of einddatum voor het document, wat ook de aangewezen datum kan zijn om het document te verwijderen.
Educatieve records
Het opslaan van gesorteerde onderzoekspapieren en dergelijke, in een schoenendoos of een opvouwbare map, kan nuttig zijn voor later gebruik bij het archiveren van educatieve documenten per semester. Met het gearchiveerde werk van het semester kan een student zijn eerdere werk voor een tussentijdse of finale beoordelen, en ook definitieve eindcijfers bespreken als de noodzaak zich voordoet.
Voor andere educatieve documenten, zoals promessen of verklaringen van studieleningen, probeert u deze documenten in de financiële categorie te archiveren. Dit zal u helpen op de hoogte te blijven van financiële verplichtingen.
Persoonlijke gegevens
Persoonlijke gegevens zijn documenten zoals een huwelijksakte, universiteitsgraad en medische dossiers die gevoelige stukken zijn die van grote waarde zijn. Deze items moeten altijd op een veilige plaats worden bewaard of worden opgeborgen, omdat deze items meestal niet in het openbaar worden gepresenteerd. Een certificaat of diploma kan worden ingekaderd en gemonteerd om het te bewaren en privé te worden getoond, thuis of op kantoor.