Inhoudsopgave:
Het organiseren van uw documenten houdt niet alleen uw belangrijke bestanden bij de hand, maar beschermt ze ook als ze op de juiste manier worden opgeslagen. Niemand houdt van het gevoel te klauteren door documenten, papier rond te gooien omdat je dat belangrijke bankafschrift niet kunt vinden. Nadat u uw documenten hebt georganiseerd en opgeslagen, is het snel en eenvoudig om uw belangrijke bestanden te vinden.
Stap
Bereken het aantal bestandsmappen, binders en tabverdelers dat u nodig hebt. Dit is afhankelijk van het aantal verschillende bestandscategorieën dat u heeft. Het is het beste om deze benodigdheden te kopen nadat u uw indelingscategorieën hebt gemaakt, zodat u precies weet hoeveel mappen u nodig hebt.
Stap
Wijs een vloeroppervlak of een grote tafel toe om de stapels van al uw documenten te maken. Het organiseren van uw documenten is een proces en daarom wilt u een gebied aanwijzen waar u de stapels van uw gesorteerde documenten kunt maken en deze daar kunt laten sorteren als u niet meteen klaar bent. Afhankelijk van het aantal documenten dat u hebt, kan dit u een heel weekend kosten, of beter nog, minstens 10 tot 30 minuten per dag besteden aan het organiseren en opslaan van uw documenten.
Stap
Organiseer uw documenten in stapels gescheiden in naamcategorieën. Bijvoorbeeld waterrekeningen in één stapel en bankafschriften in een andere (afzonderlijke stapels voor elke bank).
Stap
Maak een lijst met de verschillende benoemde categorieën (bedrijven of documentnamen) die u heeft nadat u al uw documenten in afzonderlijke stapels hebt geplaatst. Bijvoorbeeld: Bank of America, Water Bill, Autolening, State Farm Insurance, AAA, Student Loans, etc. Alfabetiseer uw lijst. Als al uw documenten in alfabetische volgorde in een archiefkast worden bewaard, kunt u uw documenten gemakkelijker terugvinden.
Stap
Schrijf elk van uw categorienamen op het tabblad van de bestandsmap of op een apart papier met tabs die u van elkaar scheidt en vervolgens invoegt in het tabblad hangende bestandsmappen.
Stap
Zet al je bestandsmappen in de archiefkast in alfabetische volgorde. Begin met het archiveren van uw documentpalen. Terwijl u documenten in de juiste mappen ordent, organiseert u de documenten in chronologische volgorde met de nieuwste bovenaan. Neem contact op met de staats- en federale wetgeving als u wilt weten hoe lang u bepaalde belangrijke documenten moet bewaren. Sommige documenten, zoals IRA-bijdragen, moeten permanent worden bewaard.
Stap
Bewaar een back-up van belangrijke documenten - of als u alleen de documenten van het jaar bij de hand wilt hebben (bijvoorbeeld voor belastingdoeleinden) - door bindmiddelen te maken om kopieën van uw documenten in te bewaren. Afhankelijk van het aantal documenten dat u uw documenten scheiden in categorieën, zoals bankdocumenten, facturen en investeringen. Vergeet niet om uw tabbladverdelers te labelen zodat alles in uw map gemakkelijk toegankelijk is. Zet een lijst met tabbladen in de voorkant van uw map. U kunt ook al uw belangrijke documenten scannen en elektronische kopieën bewaren als back-up.