Niets verpest je productiviteit voor de dag sneller dan een vergadering. Zelfs de meest noodzakelijke check-ins kunnen in geestdodende slogs veranderen. Het hoeft niet zo te zijn - en we hebben de gegevens om het te bewijzen.
Onderzoekers in Nebraska en South Carolina hebben zojuist een studie vrijgegeven die door bijna 200 andere wetenschappelijke onderzoeken over werkvergaderingen kampt. Ze waren op zoek naar de meest nuttige manieren om vergaderingen te structureren vóór, tijdens en nadat ze plaatsvonden. Iedereen die ooit gefrustreerd is door een eindeloze statusrapport zal waarschijnlijk hun uiteindelijke conclusies opvrolijken.
"Leiders kunnen meer georganiseerd zijn, op tijd beginnen en een veilige deelomgeving aanmoedigen", zei co-auteur Joseph Allen in een persbericht. "Deelnemers kunnen komen voorbereid, op tijd zijn en deelnemen."
Het is geen kleinigheid om vergaderingen beter te maken voor alle betrokkenen. Uit een onderzoek bleek dat gewone werknemers ongeveer zes uur per week aan vergaderingen besteden, terwijl managers gemiddeld wekelijks 23 uur vast kunnen zitten. Geen van de adviezen van de onderzoekers is radicaal of moeilijk; het betekent gewoon respect voor ieders tijd.
Vóór de vergadering: Evalueer de huidige behoeften, circuleer een agenda en nodig de juiste mensen uit.
Tijdens de vergadering: Moedig uw bijdrage aan, maak ruimte voor humor, stuur klachten door en wees alert.
Na de vergadering: Deel notulen, vraag feedback en kijk vooruit.
Lees meer voor een meer gedetailleerde uitleg van elk verbeteringsidee. En als u een diagnose van uw eigen vergaderingen wilt uitvoeren, stelt het onderzoeksteam voor om er een te laten opnemen, alleen met video of audio. Het is misschien ongemakkelijk, maar het is niet erger dan een meer voorkomend verschrikkelijke ontmoeting.