Inhoudsopgave:
Zelfs als uw klant een kopie van zijn belastingaangiften bijhoudt, bent u nog steeds verplicht zijn belastinggegevens te bewaren. Internal Revenue Service Bulletin 2012-11 bepaalt dat belastingbereiders belastingaangiften moeten bijhouden, samen met ondersteunende belastingdocumentatie, voor een minimum van drie jaar. In bepaalde situaties wilt u de records misschien nog langer bewaren.
Records onderhouden
Als belastingberouwer vertrouwt u op de informatie die uw klanten u verstrekken over hun financiële situatie. Dat betekent dat u niet aansprakelijk bent voor boetes en kosten als uw cliënt niet juist was over zijn belastingsituatie, zolang u maar ethisch handelde. Hierdoor bent u verantwoordelijk voor het bijhouden van belastinggegevens en documentatie. In het geval van een audit of onderzoek, de IRS kan deze archieven dagvaarden om te controleren op wangedrag van uw kant. Als u geen records bijhoudt, kunt u een boete van $ 500 krijgen.
Wat te bewaren
Samen met de hoofdbelastingaangifte van de klant moet u een kopie bewaren van alle documentatie die uw klant u over zijn belastingaangifte verstrekt. Zorg ervoor dat u het volgende bewaart:
- Het belangrijkste belastingformulier van de klant
- Ondersteunende belastingschema's
- Fiscale werkbladen
- Door de klant opgestelde checklist voor belastingaangifte
- Ontvangsten, bankafschriften, grootboeken of andere financiële informatie verstrekt door de klant.
Met de IRS kunt u documentatie in fysieke of elektronische vorm bewaren.
Tijdsspanne
De IRS machtigt dat belastingbereiders houden informatie bij voor a minimum van drie jaar vanaf de datum waarop de belastingaangifte wordt ingediend. Het kan echter zijn dat u documenten langer wilt bewaren. Hoewel het statuut van beperkingen drie jaar is voor de meeste belastingaangiften, heeft de IRS een verhoogd statuut van beperkingen voor speciale omstandigheden.
De IRS kan bijvoorbeeld zeven jaar terugkijken als de belastingbetaler een verlies claimt op waardeloze waardepapieren en zes jaar als de belastingbetaler niet meer dan 25 procent van zijn inkomsten meldt. Hoewel u niet verplicht bent om langer dan drie jaar gegevens bij te houden, kan het nuttig zijn voor uw klant als hij onderweg een IRS-onderzoek ondergaat.