Inhoudsopgave:
Een persoonlijk grootboek werkt op dezelfde manier als een chequeboekregister. Het basisgrootboek maakt gebruik van een boekhoudsysteem met één entry waarbij inkomsten en uitgaven worden afgehandeld vanuit één account. Inkomsten worden toegevoegd, waarmee het account wordt gecrediteerd, terwijl uitgaven worden gedebiteerd van het account. Grootboeken kunnen worden gekocht of gecreëerd met behulp van computersoftware. Twee kolommen zijn nodig voor een basisgrootboek om transactiedata en beschrijvingen in te voeren, en twee extra kolommen voor tegoeden en afschrijvingen.
Stap
Noteer de datum van de transactie in de eerste kolom. De datum is naar links geschreven, zodat de transactiegeschiedenis eenvoudig op datum kan worden beoordeeld. Kies een opnamestijl voor de datum en blijf bij het volledige grootboek. Als het jaar, de maand en de dag bijvoorbeeld in die volgorde zijn geschreven, gaat u door om verwarring te voorkomen bij het later zoeken naar een transactie.
Stap
Noteer een beschrijving van de transactie rechts van de datum in dezelfde rij. De beschrijving moet kort zijn maar toch voldoende informatie bieden om te weten wat de transactie was. Bijvoorbeeld: "Gasoline Phoenix, AZ."
Stap
Bepaal of het opgenomen item een tegoed of een debet is. Een creditering voegt geld toe, terwijl een debet ze aftrekt. In dit voorbeeld is een benzinekost een debet en wordt de hoeveelheid opgenomen in de linkerkolom. Als het artikel een tegoed is, slaat u de kolom Debet over en noteert u het bedrag in de volgende kolom.
Stap
Bepaal een boekingsperiode om het grootboek in evenwicht te brengen, bijvoorbeeld maandelijks. Aan het einde van elke boekingsperiode telt u de credit- en debiteringen van het grootboek op. Vergelijk de totalen met bankafschriften, ontvangsten of andere vormen van financiële administratie om ervoor te zorgen dat de grootboekrekening accuraat en actueel is en alle huidige financiële informatie bevat.
Stap
Draag het saldo van de rekening over naar de nieuwe boekhoudperiode. Noteer het overdrachtsaldo in de rechterkolom, aangezien het overdrachtsaldo als een credit wordt beschouwd.