Grootboeken voeren eenvoudig records van kredieten en afschrijvingen uit. We gebruiken een grootboek elke keer dat we cheques of stortingen invoeren in onze chequeboekjes of stortingen en opnames in een spaarboekje. Sommige mensen houden een huishoudboekje bij. Anderen houden bedrijfsrekeningen bij voor kleine bedrijven of internationale bedrijven. Hoewel automatisering de taak van de bedrijfsaccountant heeft vereenvoudigd, kan het ook worden toegepast op de huishoudelijke financiën. Computer-gebaseerde grootboeken zijn beschikbaar als freeware of shareware, evenals de professionele pakketten die te koop zijn. Ledger-tablets zijn verkrijgbaar bij alle kantoorbenodigdheden en bij de meeste kantoorhouders.
Grootboeken bevatten ten minste vijf kolommen, die worden gebruikt voor datum, detail, creditering, debet en saldo. De detailkolom wordt gebruikt voor de naam van de begunstigde of bron van inkomsten en eventuele opmerkingen. De inkomsten of uitgaven worden opgenomen in de kolom 'credit' of 'debit' (waarbij de andere kolom leeg blijft) en er wordt een lopend totaal ingevoerd op de balansregel. Kolommen kunnen worden toegevoegd om het belastbaar inkomen of de aftrekbare kosten aan te geven. Grootboeken moeten gedurende een bepaalde periode - een week of een maand --- worden bewaard, afhankelijk van het aantal transacties dat plaatsvindt. Aan het einde van de periode worden de debiteringen en tegoeden opgeteld en wordt het eindsaldo gecontroleerd door de credits toe te voegen en de debiteringen van de beginsaldo af te trekken. Het eindsaldo is "naar voren gebracht" als de beginsaldo op het grootboek voor de volgende periode. Zorg ervoor dat u elk blad van uw grootboek met een titel (grootboek, bedrijfsnaam), datums van de periode dat het werkblad dekt en kopjes voor kolommen markeert. Als er meer dan één pagina nodig is om een periode van activiteit te bestrijken, moet u paginanummers markeren voor het totale aantal op elke pagina.
Grootboeken worden door accountants gebruikt om balansen voor te bereiden, inkomsten en uitgaven bij te houden voor belastingaangiften en budgetten voor te bereiden. Om het grootboek hiervoor te gebruiken, wijzen zij rekeningnummers toe voor elke groep van activa en passiva. Er kan een afzonderlijk rekeningnummer worden gegeven aan: inkomsten uit elke bron, huur, hypotheek- en leningbetalingen, computerleases, schoolkosten of elk type inkomsten of uitgaven waarvoor u mogelijk een totaalbedrag aan het einde van het jaar nodig hebt. Accountnummering maakt het eenvoudiger om gegevens te verzamelen die kunnen worden gebruikt om belastingen te berekenen of om budgetten op te maken. Met uw grootboek kunt u een begroting opstellen voor uw bedrijf en huishouden die kan voorspellen op welke uitgaven u moet anticiperen en welk soort inkomen u kunt verwachten. Houd afzonderlijke grootboeken bij voor zakelijke en persoonlijke accounts om geld bij te houden en volledige records te hebben voor uw accountant.