Inhoudsopgave:
Een vereniging van huiseigenaren (HOA) is een organisatie die verantwoordelijk is voor het algemeen onderhoud en onderhoud van gemeenschappelijke ruimtes in een woonwijk. De VvE kan worden beheerd door een managementfirma of de ontwikkelaar van onroerend goed, maar wordt meestal overgedragen aan de bewoners zodra de ontwikkeling is voltooid. Een VvE is vereist om boekhoudkundige boeken bij te houden die een getrouw beeld geven van de geïnde heffingen, welke soorten uitgaven zijn gemaakt, de saldi van reserves voor speciale projecten en diverse andere items tonen. Een eenvoudig boekhoudsysteem kan zonder al te veel moeite worden geïmplementeerd.
Stap
Aankoop accounting software op maat voor een VvE als u nog geen software bezit. U hoeft geen specifieke HOA-software te gebruiken als u al andere boekhoudsoftware bezit. Condo Manager en TOPS zijn softwareleveranciers die zijn gespecialiseerd in HOA-accountingbehoeften, terwijl Quickbooks algemene financiële software is die kan worden gebruikt om te voldoen aan de standaard HOA-accountingvereisten. Volg de zelfstudie en lees de handleidingen bij de door u gekochte software om te begrijpen hoe u uw HOA in het systeem kunt instellen.
Stap
Zorg voor een goed begrip van de HOA-boekhoudvereisten. De California Association of Homeowner's Associations is een goed hulpmiddel om meer te weten te komen over de basisvereisten voor HOA.
Stap
Maak een consistente naamgevingsconventie voor uw accountnummers voordat u ze begint in te voeren. U kunt bijvoorbeeld besluiten dat alle activarekeningen beginnen met het cijfer "1", passivaboekjes "2," omzetrekeningen "3," kostenrekeningen "4" en aandelenrekeningen "5."
Stap
Maak de accounts die u in het softwaresysteem zult gebruiken. De basisactiva die u nodig hebt, zijn contanten, cheques, debiteuren, uitgestelde uitgaven en vaste activa. Voor de aansprakelijkheidsrekeningen hebt u crediteurenadministratie, uitgestelde inkomsten en leningen nodig. Inkomstenrekeningen bevatten kosten en rente-inkomsten. Rekeningen voor de meeste uitgaven zijn Hulpprogramma's, Verzekering, Onderhoud, Bewaarneming, Rente, Vergoedingen, Belastingen en Reserveringskosten. Ten slotte zullen de ingehouden winsten en reserves bestaan uit de aandelenrekeningen. Elke VvE heeft specifieke behoeften, maar deze lijst met rekeningen biedt een solide basis om transacties te beginnen en kan worden uitgevoerd met behulp van een HOA of generieke financiële boekhoudsoftware.
Stap
Maak de beginbalans in uw nieuwe softwaresysteem. Dit item wordt gemaakt voordat u uw standaard, dagelijkse gegevens voorwaarts zet. Dit item mag geen omzet- of onkostenrekeningen bevatten. Als de HOA bijvoorbeeld $ 1.000 in de bank heeft van de kosten van vorige huiseigenaren, is de invoer eenvoudigweg een debet voor het controleren van $ 1.000 en een tegoed voor de ingehouden winst voor $ 1.000. Op dit punt heeft u een openingsbalans en kunt u de dagelijkse activiteit opnemen.
Stap
Voer uw budgetnummers in voor elke omzet- en onkostenrekening. De methode voor het vaststellen van de budgetnummers is afhankelijk van de software die u gebruikt. Budgetteren vereist doorgaans het instellen van een afzonderlijk grootboek van het boek dat u gebruikt om de dagelijkse activiteiten van uw VvA vast te leggen. Lees het betreffende gedeelte van uw softwarehandleiding om de details te begrijpen met betrekking tot het maken van budgetten in uw softwaresysteem.
Stap
Leer de basisrapporten uit te voeren die met uw software zijn meegeleverd. De meest eenvoudige rapporten zijn Balans, Resultatenrekening, Kasstroomoverzicht en Budget versus Werkelijk. Deze moeten worden geleverd met elke financiële software die u gebruikt.