Inhoudsopgave:
Veilige opslag van belastinginformatie is van vitaal belang bij het runnen van een klein bedrijf of een druk huishouden. Om verwarring te voorkomen, moet u altijd een kopie van belangrijke belastingontvangsten bewaren, vooral voor dure aankopen. Niettemin, na een aantal jaren, kunnen veel van deze ontvangsten worden weggegooid, omdat ze niet langer bruikbaar zijn voor belastingplanning.
Standbeeld van beperkingen
In de Verenigde Staten behoudt de Internal Revenue Service zich het recht voor belastingaangiften te onderzoeken tot drie jaar nadat ze zijn ingediend. Stephen Fishman, auteur van "Working for Yourself" beveelt aan: "u moet uw administratie bijhouden zolang de IRS u moet auditen nadat u uw aangiften voor het jaar hebt ingediend." Een dergelijke periode omvat meestal drie tot zes jaar, maar kan langer zijn afhankelijk van de reden achter de betreffende audit. Naarmate de jaren verstrijken, worden veel ontvangsten weggegooid, maar kopieën van belastingaangifte-informatie moeten altijd in het archief worden bijgehouden.
Soorten inkomen
Afhankelijk van of belastinggerelateerde uitgaven verband houden met zakelijke activiteiten of persoonlijke aankopen, kan een persoon specifieke bonnen willen indienen voor een langere periode. Om het belastingplanningsproces te vereenvoudigen, moeten bedrijfsbonnen en persoonlijke ontvangsten afzonderlijk worden ingediend, bij voorkeur in verschillende mappen.
Essentiële ontvangsten
Bepaalde bonnetjes zijn niet de moeite waard om bewaard te worden, terwijl je je nauwelijks kunt veroorloven om anderen te verliezen. Bedrijfsgerelateerde bonnen die minder dan $ 75 bedragen, mogen worden weggegooid, maar dergelijke uitgaven moeten in een grootboek worden geboekt voordat de bonnen in de prullenbak worden gegooid. Andere ontvangsten zoals reiskosten, arbeidsbelastingen of autokosten moeten altijd worden opgeborgen voor het geval ze later nodig zijn om de boekhoudkundige gegevens te vereffenen.
Investeringen rechtvaardigen
Investeringen die worden gedaan voor langetermijnactiva, zoals computerapparatuur of complexe projecten voor woningverbetering, moeten grondig worden gedocumenteerd. Belastingontvangsten van dergelijke dure beleggingen kunnen later relevant zijn voor verzekeringsdoeleinden, evenals bij het in de toekomst opnieuw verkopen van dergelijke activa. Bijgevolg moeten deze ontvangsten niet alleen gedurende meerdere jaren worden bewaard, maar ook gedurende drie jaar nadat de afschrijfbare levensduur van het actief is geëindigd.