Inhoudsopgave:
Het IRS-formulier W-9 rapporteert het belastingidentificatienummer en de bedrijfsstructuur van een verkoper of contractant. U moet een 1099-formulier uitgeven aan elke leverancier waaraan u gedurende het jaar $ 600 of meer hebt betaald, hoewel overheidsinstanties en bedrijven zijn vrijgesteld van rapportage via 1099. Het formulier moet een btw-nummer hebben om rechtsgeldig te zijn, maar sommige leveranciers weigeren deze informatie te verstrekken, hoewel ze niet in aanmerking komen voor een vrijstelling.
Verantwoordelijkheden van de verkoper
Het is de verantwoordelijkheid van de verkoper om de W-9 op uw verzoek te verzenden. Als u geen W-9 ontvangt vóór de deadline van 28 februari voor 1099-formulieren, kunt u uw 1099's nog steeds indienen met de notatie dat de leverancier geen BTW-nummer heeft opgegeven. U wordt niet bestraft omdat de leverancier zijn informatie niet tijdig heeft ingediend.
Back-up achterhouden
Als u geen geldig W-9-formulier hebt dat aantoont dat de leverancier is opgenomen of aangesloten bij een overheidsinstantie en daarom vrijgesteld van 1099 rapportage, moet u 28 procent van de back-up bronbelasting opnemen voor toekomstige betalingen die aan de leverancier zijn verschuldigd en deze naar van hen. U hoeft niet in te houden totdat u een bericht van de IRS ontvangt dat het btw-identificatienummer van de verkoper niet correct is.