Inhoudsopgave:
- Gebruik een Business Letter Format
- Blijf bij de feiten
- Vereiste informatie opgeven
- Ondersteunende documentatie opnemen
Een koop- of servicecontract annuleren, een abonnement of een lidmaatschap schriftelijk is niet alleen verstandig, maar kan ook nodig zijn. U moet bijvoorbeeld een schriftelijke annuleringsbrief sturen voor een contract dat valt onder de afkoelingsregel van de Federal Trade Commission. Of het nu verplicht of optioneel is, een goed geschreven zakelijke brief verduidelijkt uw intentie en beschermt uw wettelijke rechten.
Gebruik een Business Letter Format
Organiseer de brief op dezelfde manier als bij zakelijke correspondentie. Vermeld uw adres, de datum, een referentielijn en het adres van de ontvanger boven de aanhef. Vermijd het gebruik van een generieke aanhef zoals "Aan wie het kan schelen." Als u geen naam hebt, belt u het bedrijf of verwijst u naar de afdeling met een aanhef als 'Geachte klantrelatiebeheerder'. Noteer in de brief dat u ondersteunende documentatie bijvoegt door een bijlagelijn toe te voegen net onder de afsluiting waarin u de naam vermeldt van elk document dat u met de brief verzendt. Gebruik een spellingscontrole en proef de brief zorgvuldig door om er zeker van te zijn dat deze nauwkeurig en foutloos is.
Blijf bij de feiten
Wees beleefd maar standvastig bij het indienen van een annuleringsverzoek. Hoewel u een reden kunt opgeven, zegt de FTC dat dit nooit een vereiste voor annulering is. Als u een reden opgeeft, bekritiseer of beledig het bedrijf dan niet. Neem in plaats daarvan een objectieve en professionele toon aan en blijf bij de feiten. Voer de acties in die u van het bedrijf verwacht na het ontvangen van de brief, zoals het stopzetten van automatische maandelijkse bank- of kredietbetalingen. Stel bijvoorbeeld een verzoek in zoals "Deze brief moet u melden dat ik mijn contract annuleer met ingang van 20 januari 2015. Ik verwacht dat u geen verdere kosten op mijn creditcard plaatst."
Vereiste informatie opgeven
Vermeld alle informatie zoals een account- of bestandsnummer dat het bedrijf nodig heeft om u of uw account te identificeren. Sluit een cheque voor volledige betaling in als u een openstaand saldo heeft. Als de annulering in plaats daarvan resulteert in een terugbetaling, geeft u aan dat u binnen een bepaalde tijd een teruggave verwacht en geeft u het bedrag op. Neem anders de volgende verklaring op: "Ik verwacht een volledige terugbetaling binnen 30 dagen." Zorg ervoor dat u ook per omgaande een schriftelijke annuleringsbevestiging aanvraagt.
Ondersteunende documentatie opnemen
Bescherm uw wettelijke rechten met ondersteunende documentatie die de aankoop en uw recht om te annuleren controleert. Neem bijvoorbeeld een kopie van het contract waarin u uw recht op annulering en een ontvangstbewijs of een kopie van een geïncasseerde cheque markeert. Als laatste bescherming raadt de FTC aan om een annuleringsbrief te sturen via aangetekende post met een ontvangstbewijs.