Inhoudsopgave:
- Bedrijfskosten voor werknemers
- Verantwoordelijke en niet-accountabele plannen
- Cheques uitgeven onder een verantwoord plan
- Salarisverwerking voor niet-accountabele plannen
De Internal Revenue Service biedt werkgevers de mogelijkheid om werknemers te vergoeden voor zakelijke onkosten die tijdens het werk worden gemaakt. Volgens een verantwoordingsplan zijn deze onkostenvergoedingen belastingvrij voor de werknemer. Als het een plan is dat niet kan worden verantwoord, worden de betalingen beschouwd als lonen. Als vergoedingen via de loonlijst worden uitgegeven, betekent dit dat ze deel uitmaken van een niet-verhandelbaar plan en dat de werknemer belastingen op de vergoedingen betaalt.
Bedrijfskosten voor werknemers
Als bedrijfsvertegenwoordigers hebben medewerkers de neiging om tijdens het werk zakelijke uitgaven te doen. Rijden om een klant te ontmoeten, wat kantoorbenodigdheden op te halen of een klant meenemen naar de lunch zijn allemaal zakelijke uitgaven die door de werkgever kunnen worden vergoed. Om kosten te documenteren en te verantwoorden, moeten werknemers kopieën van ontvangstbewijzen opslaan bij het doen van zakelijke aankopen. De IRS biedt werkgevers de mogelijkheid om werknemers met de mijl te vergoeden voor autoritten, zodat werknemers een gedetailleerd logboek van zakenreizen kunnen bijhouden in plaats van gasontvangsten te besparen.
Verantwoordelijke en niet-accountabele plannen
Wanneer werkgevers werknemers vergoeden voor werkkosten, doen ze dat onder een verantwoordingsplan of een niet-verantwoordelijk plan. Een verantwoordingsplan is een plan waarin de werknemer tijdig documentatie van de uitgaven verstrekt en eventuele restituties terugstort. De werkgever controleert of de kosten een zakelijke relatie hebben en behoudt een kopie van de documentatie. Volgens een verantwoordingsplan is de onkostenvergoeding geen inkomen. In plaats daarvan is het een belastingvrije vergoeding van onkosten aan de werknemer.
Cheques uitgeven onder een verantwoord plan
Als u een plan hebt dat verantwoording verschuldigd is, mogen onkostenvergoedingen niet via de loonlijst worden verwerkt. Vraag werknemers in plaats daarvan periodiek documentatie van uitgaven te verzamelen en geef vervolgens een onkostenvergoedingscontrole uit. Deze betalingen moeten worden geregistreerd als bedrijfskosten. Als u bijvoorbeeld een medewerker een kilometervergoedingscontrole voor $ 50 inschakelt, moet die $ 50 als kilometervergoeding worden geregistreerd. Uw bedrijf zal deze kosten kunnen afschrijven op de belastingaangifte voor bedrijven, dus bewaar exemplaren van kilometerformulieren en -bewijzen om de kosten te onderbouwen.
Salarisverwerking voor niet-accountabele plannen
Als de werkgever zich niet aan de regels van een verantwoordingsplan houdt, werkt het volgens een niet-verantwoord plan. Soms implementeert een werkgever doelbewust een niet-verantwoordelijk plan om het archiveren te minimaliseren. Een bedrijf kan er bijvoorbeeld voor kiezen om werknemers elk $ 500 te geven om voedsel- en kilometerkosten te dekken voor een jaarlijkse bedrijfstraining en geen ontvangstbewijzen. In dit geval worden de onkostenvergoedingen beschouwd als lonen en betalen de werknemers daar belasting over.
Aangezien deze worden beschouwd als lonen, moeten onkostenvergoedingen in het kader van een niet-verantwoord plan door de loonlijst worden verwerkt. Op die manier kan de werkgever federale, staats- en loonheffingen inhouden. Aan het einde van het jaar worden onkostenvergoedingen gerapporteerd als lonen in formulier W-2 van de werknemer.